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就活時に悩む企業への返信メール!正しい書き方や送り方を徹底伝授

      2016/04/06

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就活を行っていると志望している企業にメールで返信する場面が訪れます。

例えば、

  • 先方の企業に面接の日程の変更を申し出る場合
  • 面接や面談のお礼メール

等、様々な場面で気持ちを伝える為にも送るメール。

こういったケースでもただメールを送ればいい訳ではありません。

気持ちを伝える為とはいえ、自己流で送るのはNG。

就活は企業に返信のメールを送る場合でも、気を遣う必要があるので企業に対する礼儀あるメールを送る必要があるということを意識しておきましょう。

でもどのように送ればいいのか?って悩む方もいると思いますので。

ここでは企業の好感度を持ってもらう為のメールの内容や返信の仕方をご紹介します。

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メールを返信する時の文章の内容とは?

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企業に返信する時のメールは、ただ思い付いたままに書けば良いと言う訳ではなくて書く順序が存在します。

まずは基本となるメールの返信の仕方を覚えて礼儀ある正しいメールを送れるようにしましょう。

企業に返信するときのメールの内容の流れは下記の通りです。

  1. 会社
  2. 自分の名前
  3. 本文
  4. 署名

このメールの書き方は、就活の時だけでなく仕事上でメールをする時にも必要な流れです。

覚えておけば一生使えるスキルですので是非、モノにしてくださいね。

具体的な返信の仕方は下記の通りです。

メールの返信の流れ

××株式会社 ××部 求職一郎様

お世話になっています。

□□大学 □□部 求職幸子です。

内容

署名

 

このステップを返信すれば企業側もマナーがあると判断して読み進めてくれるでしょう。

メール1通送るのに最初は時間がかかりますが、誤字や言葉遣いも間違いがないか読み返しながら送るように心がけてくださいね。

メール1通といえどもそこには、「あなた」が存在すると言うことを覚えておきましょう。

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返信する時の時間とは?

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企業へメールを返信する時は、出来るだけスピーディーに対応する事をおすすめします。

一般的には、返信は24時間以内に行う事がマナー!

就活の間は、最低1日に1回はメールをチェックするように心がけましょう。

メールチェックを忘れていて企業側からメールを送られたけど、気が付かなかったとなるとマイナス評価にも繋がりかねません。

就活中に企業メールにすぐに気付いて返信する為にもLINEと同じようにメールチェックは日々の日課として取り入れるようにしてみてくださいね。

 

企業に返信する時のメールアドレスとは?

実際に企業に返信する時のメールアドレスに関しては適当なメールアドレスにして気を使っていない就活生が多々います。

メールアドレス次第では企業にメールが届いても迷惑メール扱いされる可能性もありますので。

就活の時に自分が使用しているメールアドレスがどのような物か、一度チェックされる事をおすすめします。

無料でマイナーなアドレスはできるだけやめるようにしましょう。

就活で友達相手に笑いを取ろうと設定したメールアドレスをそのまま使用することも控えるように。

メールの内容が完璧であっても真剣さが薄れてしまい、マイナス評価にされることもあるので注意しましょう。

 

私の就活のメールの返信の経験談

私が新卒の時に初めて志望企業に初めてメールの返信した時には、返信のメールの例文を参考にした記憶があります。

特に同じ様に新卒の立場の方には、例文を読んでおく事をおすすめします。

例文をそのまま使うとその他の就活生と同じように移ってしまいますので、できるだけアレンジして自分の言葉で送るように心がけてくださいね。

少なくとも何の知識もなくメールを書くは絶対避けましょう。

何事も基本が大事です。

 

まとめ

 

就活でメールを返信する時には、メール1通に色々な所に気を遣う必要があります。

若干手間が掛かると思っても、先方に悪い印象を与えないように注意しましょう。

誰もが通る道で誰もが面倒と思う場所ほど、そこに「人」が出ていますので受かるまでは辛抱して丁寧に基本に忠実に文章を作るようにしてください。

初めは大変かも知れませんが、遣り取りになれると負担も減りますし、あなたのビジネススキルは高まっていきますので。

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