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就職活動の方必見!好感度UPの企業への電話の掛け方や折り返し方

      2016/03/10

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就職活動をしていると必ず訪れる企業への電話。

企業へ問い合わせしたり、結果の連絡を受けたり等など、就職活動中は様々な点で電話を用いることが多くあります。

ですがまだ社会人ではない就職活動者の場合、企業へ電話となると電話での言葉遣いや伝え方も含めてついつい不安で緊張しがち。

一体何を言えば…と面接同様、頭が真っ白になることも少なくありません。

こういった電話の場面も含めて企業は見ていますから電話でも好感度をあげておきたいところ。

ここではこれからの就職活動をする方が他の就職活動者とは一味違うなと思わせる!

企業からの好感度をUPする電話対応術を紹介していきます。

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好感度が上がる電話応対3つのポイント

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まずは就職活動者が企業へ電話を掛ける前に知っておいて欲しい3つのポイントがあります。

どんなに受け答えが丁寧でも下記のポイントを抑えておかないと場合によってはマイナスに受け止められることもありますのでしっかり覚えておいてくださいね。

1.電話する時間帯について

企業に電話をする場合、電話をする時間帯はとても大切です。

企業が多忙中だった場合、突然に就職についての電話だったら正直今は・・・ってなっていしまいすからね。

できるだけゆっくりと時間を割いてまた気を使ってくれてると相手に思わせておきたいところ。

では時間帯はいつ頃がおすすめなのか?といいますと企業にもよりますが

  • 13:00ちょい
  • 15:00ちょい

以降がおすすめです。

13:00、15:00ちょいは企業によって休憩後の可能性が高いのでこれから仕事を始めよう!というポイントを狙ってかけるとよいでしょう。

ポイントは休憩後です。

企業によっては休み時間は様々なので休憩の時間帯が分かる場合は、その後に電話を入れるようにしていきましょう。

 

2.電話する場所について

就職活動中の方が企業へ電話を掛けるときにあまり気に慣れていないのが電話の掛ける場所です。

電話だからいいか!という意識でついファミレスや食堂などで電話される方もいらっしゃいますが正直やめた方がいいです。

電話で用件を伝えたいあなたの声と一緒に周りの声も聞こえたりするとあなたの声+周りの状況を悟られてしまいます。

そうなるとあなたの評価もマイナスにとらえられる可能性大です。

事務から人事へ報告されたら正直アウト!なのでそうならない為にも企業へ電話を掛ける場合はまずは静かな場所で周りの環境を整えて掛けるようにしていきましょう。

 

3.電話を掛ける姿勢

面接と違い、対面ではないのでついつい手を抜きそうになってしまう電話ですが、電話を掛ける姿勢はとても大事です。

企業へ電話となると

  • 緊張で不安
  • だいたいでいい

等人により掛け方は様々ですが、電話を掛けるときの姿勢は

  • 笑顔ではきはき
  • 相手がその場にいる

を意識して話すようにしていきましょう。

たった3つのポイントを意識するだけであなたの好感度は間違いなくUPしますので是非、電話を掛ける際は上記のポイントを覚えておいてくださいね。

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電話の掛け方について

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電話する前の3つのポイントも分かったところでそれでは早速、電話の掛け方に移っていきましょう。

電話の掛け方の流れで下記の通りです。

まずは例文を参考に流れを徹底的に理解していきましょう。

※あなたが掛ける流れ

例)
1.お忙しいところ、恐れ入ります。
私、●●大学の(本名)と申します。

2.本日は●●の件でご連絡させて頂きました。
恐れ入りますが、採用担当者様(~課~様)はいらっしゃいますか?

3.お忙しい所、恐れ入ります。
私、●●大学の(本名)と申します。
本日は●●の件でお電話させて頂きました。
恐れ入りますが今お時間宜しいでしょうか?

※用件を話す、相手の話を聞く、分からない点や気になる点は聞き返す
※大事なことはメモる!

4.ありがとうございます。
それでは●●と●●を持参しお伺いしたいと存じますがいつ頃お伺いさせて頂いたら宜しいでしょうか?

5.かしこまりました。
来週の●月●日●時にお伺いしますので宜しくお願い致します。
本日はお忙しい中、ありがとうございました。
失礼致します。

 
といった感じです。

相手の返答の仕方で多少流れが変わりますが、基本的には

  • 「恐れ入ります」
  • 「かしこまりました」
  • 「宜しくお願いします。」

を用いれば乗り越えれます。

また先ほどの流れをまとめると

1.名乗る

2.用件を伝える

3.名乗り、用件を伝える

4.確認

5.お礼

6.相手が切るのを待つ

 
という流れになりますのでこの順番に当てはめて言う流れを紙にまとめて置くのもよいでしょう。

また電話については相手が出た場合と出なかった場合の2パターンを考えて臨機応変に対応できるように考えていきましょう。

 

電話の折り返し方について

 
下記からは企業からの電話に気づかなかった場合の折り返し方の流れになります。

※あなたが掛ける流れ

1.お忙しいところ失礼致します。
こんにちは。私●●大学の(本名)と申します。

2.先ほど又は先日の~頃にお電話を頂いたのですが●●部の●●様はいらっしゃいますでしょうか。

3.お忙しいところ失礼致します。
私●●大学の(本名)と申します。
先ほど又は先日の~頃にお電話を頂いたのです不在にしており、申し訳ございませんでした。

折り返しお電話させて頂きました。

※用件をメモる

4.かしこまりました。
来週の●月●日●時にお伺いしますので宜しくお願い致します。
本日はお忙しい中、ありがとうございました。
失礼致します。

 

といった感じです。

電話の折り返し方となると若干掛け方とは違ってきますが全体の流れをまとめると

1.名乗る

2.用件を伝える

3.名乗る、謝り、用件をメモる

3.確認

4.お礼

 

になります。

また電話を時間帯についてですが、電話に気づいた時間帯が早い場合は早めに電話するようにしましょう。

折り返しはスピードが命。

後々ではなく、今!を優先してかけるようにしてください。

ただ9:00~11:00、17:00~以降は企業により仕事が忙しい可能性が高いのでできるだけその時間帯を割け、折り返すようにしていきましょう。

 

まとめ

 

就職活動以外にも社会人になったら必ずつきまとう電話応対。

社会人になると会社により、電話対応の方法を学ぶ機会がありますが、こういった電話のスキルは覚えておくと一生使うことができます。

企業に内定をもらい入社するまでが全て面接と考えながらもどんな場面でも慌てずに丁寧に対処できるように覚えておきましょう。


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